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Imprimerie et reproduction

Comment nous avons construit notre entreprise d’imprimerie

Cela fait presque 10 ans que j’ai lu pour la première fois «E-Myth Revisited», mais son message est aussi important et pertinent pour mon entreprise aujourd’hui qu’il l’était alors. L’objectif de cet article est d’exposer les façons dont l’E-Myth m’a aidé à construire une entreprise d’impression évolutive à partir de zéro.

L’E-Myth est l’acronyme du «mythe entrepreneurial». La prémisse est que de nombreuses personnes qui se qualifieraient d’entrepreneurs ont tendance à passer la majorité de leur temps à travailler sur le côté technique de leur entreprise et pas assez de temps sur les activités managériales et stratégiques qui sont associées au fait d’être un entrepreneur.

Selon lui, il vaut mieux concentrer son énergie sur la création d’une entreprise qui peut éventuellement fonctionner et se développer sans une forte implication du propriétaire sur l’aspect technique, ou dans la gestion quotidienne de l’entreprise.

Gerber expose une philosophie de mise en œuvre de systèmes et de formation du personnel pour vous aider, vous, l’entrepreneur, à consacrer plus de temps aux activités qui font croître l’entreprise. Il utilise l’expression travailler sur l’entreprise plutôt que dans l’entreprise. Cette phrase est quelque chose qui m’a marqué depuis que j’ai lu le livre, et elle entre désormais en ligne de compte dans la plupart des décisions stratégiques que je prends en tant que propriétaire d’entreprise.

Notre histoire d’entrepreneuriat

Nous avons lancé cela en 2007 avec trois directeurs : mon ami proche de l’école, mon frère et moi. Au début, nous faisions tous un peu de tout ; devis, maquette, facturation, développement de produits, production, expédition, marketing, finances, etc.

Nous étions tous des techniciens et avions très peu d’expérience dans la gestion ou la direction d’une entreprise. Après une courte période, les forces et les faiblesses ont commencé à apparaître, et nous avons décidé de séparer la charge de travail en départements distincts : moi-même à la production, au marketing et à la R&R, Jack aux ventes, et Andy à la création artistique et aux finances.

Alors que nous travaillions et que les rôles se développent, nous gardions à l’esprit que nous modélisons des rôles pour que quelqu’un d’autre puisse s’y glisser à l’avenir. Notre objectif était que chacun d’entre nous gère un département contenant du personnel relativement peu qualifié, formé pour prendre en charge certaines parties de notre charge de travail.

Nous avons trouvé que le programme d’apprentissage moderne au Royaume-Uni était une source précieuse de candidats pour remplir certains de ces rôles. Nous avons maintenant un apprenti qui travaille dans les ventes, deux dans la production et un dans la création artistique. Le programme d’apprentissage comporte des avantages financiers qui peuvent vous donner de l’air pour former le personnel au niveau que vous souhaitez.

De plus, les candidats ont envie d’apprendre et peuvent être moulés pour s’adapter au rôle. Nous avons consacré beaucoup d’efforts à la formation des apprentis, ainsi que des autres employés. Nous avons également élaboré des documents de procédures opérationnelles standard ou POS pour un certain nombre des processus. Cela nous aide à normaliser la façon dont les choses sont faites, nous donne un niveau de responsabilité et constitue un outil de référence pratique pour notre personnel.

Production

En standardisant les produits, il était plus facile pour une personne ayant peu d’expérience en impression de produire les produits avec un minimum de formation.

Nous avons fait cela avec les produits de dossiers de présentation et de classeurs à anneaux. Un nombre fixe de variations, de matériaux et de finitions a été décidé et les découpeurs ont été configurés de façon permanente avec les matrices de découpe les plus courantes.

En conséquence, les temps de configuration ont été réduits de façon spectaculaire, les commandes ont pu être produites par du personnel n’ayant aucune expérience préalable de l’impression, et moins de commandes comportaient des erreurs, ce qui signifiait un résultat plus cohérent.

En raison de la nature sur mesure de l’impression, il y a inévitablement certaines commandes qui ne font pas partie de notre gamme de produits de base. L’un des inconvénients de la normalisation et de l’automatisation de vos processus est que les demandes plus complexes des clients peuvent désarçonner un membre de l’équipe moins expérimenté.

Voir cela de première main m’a permis de réaliser qu’un bon manager est un atout précieux pour tout département. Un bon gestionnaire devrait être en mesure de former d’autres personnes pour effectuer n’importe quelle tâche qu’il peut faire. Inversement, un manager devrait être prêt et capable d’exécuter toute tâche qu’il donne à un membre de l’équipe.

Certains processus sont plus difficiles à enseigner que d’autres. Par exemple, le rognage de cartes de visite sur un massicot peut sembler être une opération de base ; cependant, l’opérateur expérimenté compense intuitivement un certain nombre de facteurs subtils, notamment le rétrécissement et l’inclinaison de l’impression, ainsi que la reconnaissance du fait que la lame s’émousse, rien qu’au son. Il faut du temps et de la pratique pour maîtriser ces éléments. La patience pendant la formation est certainement un trait que je recherchais chez un manager.

équipement imprimerie

Ventes et œuvres d’art

Notre équipe de vente a mis en place un système d’information de gestion où nous avons eu la gentillesse d’accéder à l’environnement de développement afin de produire les propres assistants de calcul qui permettent de configurer rapidement des produits imprimés complexes et personnalisés tout en éliminant les erreurs. Chacun de ces assistants peut produire des prix ainsi qu’une facture de main-d’œuvre, une facture de matériaux et une carte de routage pour la commande.

En plus de cela, nous avons mis en œuvre avec succès Salesforce pour notre personnel en contact avec la clientèle. Il existe de nombreux systèmes CRM, mais ce que nous apprécions dans Salesforce, c’est une fonctionnalité qu’il possède, appelée Flow. Celle-ci peut être utilisée pour créer des flux de travail très détaillés qui utilisent une combinaison de déclencheurs et d’actions permettant d’automatiser de nombreuses tâches répétitives qu’un agent des ventes ou du service clientèle doit effectuer. Un exemple serait d’automatiser la création d’une tâche à mettre sur la liste des tâches du gestionnaire de compte approprié une fois qu’un prospect a indiqué quel produit l’intéresse.

Nous utilisons un autre excellent outil appelé Phrase Express. Le programme permet de conserver des dizaines d’extraits de texte prédéfinis qui peuvent être enchaînés sur commande pour créer des e-mails complets sans avoir besoin de taper un seul mot. Cela nous permet d’accélérer le processus d’envoi d’e-mails tout en standardisant les messages au sein de l’équipe. Cela est particulièrement utile pendant le processus de création artistique lorsque nous devons mettre en évidence et suggérer des solutions à tout problème potentiel avec les conceptions du client.

Conclusion

La philosophie est sans aucun doute ancrée dans notre activité. Lorsque j’aborde une tâche, je me retrouve généralement à penser : « Que puis-je faire pour que cela se produise à l’avenir sans que moi-même ou l’un des autres directeurs n’ait besoin d’être impliqué ?  »

Après huit ans, Showcase Creative arrive au point où nous pouvons prendre du recul par rapport au travail dans notre entreprise et passer la majorité de notre temps à travailler sur notre entreprise, et c’est un bon sentiment.

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