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Toutes les étapes pour établir un plan de charge prévisionnel et être productif

Travailler dans l’urgence et le stress permanent, submergé par une montagne de tâches à accomplir dans des délais intenables. Un scénario catastrophe que tout entrepreneur redoute par-dessus tout, et qui menace pourtant nombre d’entre eux au quotidien. Entre la gestion des projets et des ressources humaines, anticiper sereinement son activité future relève parfois du défi. Il existe un outil imparable pour y voir clair et optimiser sa productivité : le plan de charge prévisionnel. Véritable colonne vertébrale de la performance d’une entreprise, celui-ci permet d’appréhender les besoins en compétences et les disponibilités pour mener à bien chaque projet.

Comprendre les besoins pour établir un plan de charge prévisionnel

C’est la hantise de tout chef de projet : se retrouver nez à nez avec l’échéance, et réaliser qu’il manque des développeurs pour tenir les délais. Recruter dans l’urgence s’avère souvent compliqué, quand ce n’est pas impossible. Résultat, le projet prend du retard et les clients râlent. Autant dire que l’ambiance devient vite électrique au bureau… Cette situation cauchemardesque peut pourtant être évitée grâce à un plan de charge prévisionnel.

Chaque projet doit être disséqué minutieusement pour identifier les ressources nécessaires : combien de personnes ? Avec quels profils et compétences ? Sur quelle période ? En cartographiant ainsi dans le détail ses besoins, l’entreprise s’assure de constituer l’équipe idéale. Plus de mauvaises surprises dues à une analyse approximative. Les plannings sont calés au plus juste, sans temps morts, grâce à un plan de charge prévisionnel. Des sociétés comme Staff Planning pourront vous épauler pour le mettre en place. Au travers de leur logiciel, vous pourrez identifier les réels besoins de votre entreprise.

être productif

Gérer les aléas avec un plan de charge prévisionnel pour optimiser les plannings

Les imprévus sont monnaie courante dans toute entreprise. L’absentéisme est une des premières causes de ces imprévus. Maladie, accident, congés, formation… Ces aléas peuvent gravement perturber les plannings si l’on n’y prend pas garde. Prenons l’exemple d’une startup devant développer une application mobile. La veille du lancement, ses deux designers graphiques annoncent leur démission. Adieu le planning millimétré, bonjour le retard et les surcoûts.

Pour parer à de telles situations, un suivi rigoureux des plannings est indispensable. Tous les événements impactant la disponibilité des équipes doivent être anticipés : vacances, récupérations, séminaires… Le moindre trou dans la raquette doit être détecté à l’avance. Grâce à cette vigilance, la startup peut réagir rapidement après le départ de ses graphistes. Certes, cette réactivité a un coût, mais elle permet de minimiser l’impact des aléas sur le planning global et de maîtriser les délais.

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Simuler pour recruter au bon moment

Une fois les besoins et les disponibilités cartographiés, le plan de charge prévisionnel donne une vision globale des ressources nécessaires dans le temps. On visualise les périodes de sous-activité ou de surchauffe, et les compétences à renforcer. Diverses simulations éclairent alors les meilleurs choix : décaler certains développements, recourir à de l’intérim, procéder à des recrutements ciblés…

Mais le plan de charge prévisionnel est aussi un outil de prospective stratégique. Il permet d’anticiper sur le long terme les besoins en recrutement. Inestimable quand on connaît les difficultés actuelles à dénicher les bonnes compétences ! Avec pragmatisme et méthode, il sécurise le présent et éclaire l’avenir. De quoi préparer la réussite de son entreprise !

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