Chaque personne qui travaille connaît et respecte sa saison chargée. Que vous couriez fort au printemps, que vous vous démeniez tout l’automne, que vous ayez une fenêtre de trois semaines de mayhem de 24 heures ou que vous suiviez la folie établie par les trimestres fiscaux, vous savez ceci : la saison occupée peut faire ou défaire le succès d’une entreprise. Nous avons rassemblé sept conseils qui vous aideront à mettre votre équipe en forme et à préparer vos comptes bancaires pour les gains. Enfilez vos baskets : c’est l’heure des affaires.
D’abord, identifiez votre saison creuse
Peut-être que vous n’avez pas de saison « lente » traditionnelle. Les services de plomberie et d’électricien sont moins saisonniers que, disons, l’aménagement paysager ou même l’enlèvement des ordures. Mais vous avez presque certainement quelques semaines où vous remarquez une baisse de vos chiffres de vente. C’est peut-être au moment des fêtes, peut-être au cœur de l’été. La clé ici est de voir ces moments comme une opportunité pour un certain travail administratif.
Construire un calendrier
Malgré le nombre de saisons chargées que vous avez conquises, elles peuvent toujours vous surprendre. Mais pas cette année. Car vous allez allumer votre logiciel de planification des tâches et planifier votre saison chargée à l’heure près. Dans le meilleur des cas, vous optimisez votre planification dès que votre dernière saison d’activité s’est terminée.
Cela vous donne une excellente occasion de réfléchir aux ajustements que vous avez envisagés d’apporter à vos processus, et d’apporter des modifications à votre calendrier pour tenir compte de ces changements. Même si vous ne pouvez pas encore attribuer des personnes spécifiques aux heures que vous avez planifiées, le fait de disposer d’un cadre basé sur votre effectif existant ou prévu vous permettra de mieux répondre à un regain d’activité lorsqu’il se présentera inévitablement.
Tout cela dans votre logiciel de planification des services sur le terrain, et en dehors de vos notes et de vos pensées.
Cette année, concentrez-vous sur les objectifs que vous voulez accomplir chaque mois et envisagez le planning que vous devez construire pour vous aider à y parvenir. Vous serez stupéfait de voir à quel point un peu de temps, avec de la planification, peut aller loin.
La planification est un élément clé de la réussite.
Réservez-vous un jour d’administration (en fait, réservez-en quelques-uns)
Identifier vos périodes creuses n’est que le premier pas vers la planification d’une série de « journées administratives ». Ces jours peuvent consister en vous dans un bureau verrouillé avec votre ordinateur portable, ou peut-être un hors site avec quelques personnes de votre équipe. L’idée derrière ces journées administratives est de vous donner suffisamment de temps pour vous concentrer sur la planification afin de pouvoir passer aux changements importants, qui contribueront à la croissance de votre entreprise. Devez-vous procéder à des embauches ? Pouvez-vous améliorer vos plans de formation pour les nouveaux employés ? Y a-t-il de nouvelles politiques que vous voulez introduire maintenant que votre entreprise a atteint ce « prochain niveau » ?
Envisagez de diviser vos journées d’administration en trois piles bien ordonnées. Avoir un plan est précieux : cela crée un point d’ancrage qui vous aide à suivre le mouvement.
Intégrer votre logiciel de planification des tâches à votre site Web
Vous en avez peut-être assez d’entendre parler de la façon d’améliorer votre site Web. Eh bien, nous vivons à l’ère de l’internet, et votre coin du web doit être maintenu en bon état. Offrir à vos clients un moyen de réserver en ligne leur fait gagner beaucoup de temps : ils peuvent ainsi consulter leur propre calendrier et réserver des services en toute simplicité. De votre côté, cela vous permet d’avoir un regard centralisé sur les volumes de travail et le nombre de membres de l’équipe dont vous aurez besoin pour fournir un excellent service à vos clients.
Comme vous le savez, les coûts de main-d’œuvre sont la plus grande dépense de toute entreprise de services. Resserrer votre système d’ordonnancement vous aide à maîtriser vos coûts de main-d’œuvre, tout en maintenant des niveaux de service exceptionnels.
Vérifiez vos attestations de formation
Certaines certifications de formation ont des dates d’expiration, et parfois vous avez des employés méritants qui sont prêts à apprendre une nouvelle compétence. Votre basse saison est le moment idéal pour que tout le monde se remette à niveau, se forme et soit prêt à déchirer lorsque les emplois du temps se remplissent.
Les sessions de formation sont excellentes pour la productivité de votre entreprise. Elles créent également des opportunités pour les nouveaux membres de votre équipe de se mettre à niveau, et pour que certains liens d’équipe se créent. C’est une victoire pour les employés qui veulent améliorer leurs compétences et devenir des travailleurs plus précieux, et pour votre entreprise qui profitera de leurs efforts en bout de ligne.
Les séances de formation sont un excellent moyen de renforcer la productivité de votre entreprise.
Vous devez prendre des vacances ? Votre famille pourrait penser que vous l’êtes. Vous serez beaucoup plus détendu (et profiterez davantage de cette pause) si vous prenez un peu de temps pendant vos semaines les plus creuses de l’année, plutôt que de vouloir être à deux endroits à la fois en haute saison.
Passez du temps de qualité avec vos amis et votre famille pendant que c’est le plus facile, et créez des souvenirs qui dureront pendant les semaines les plus lucratives de l’année. Votre tranquillité d’esprit (et votre famille) vous en remerciera.
Pour les employés également, expliquez-leur que la saison chargée signifie que le temps de vacances est à son maximum. Fixer des attentes n’élimine pas la déception, mais cela aide certainement à la gérer. La plupart des employés seront désireux de vous aider à écraser le travail pendant la période de pointe, et prêts à prendre leurs pauses pendant les périodes creuses de votre entreprise.
Quand la planification porte ses fruits
La combinaison de ces approches ne se traduit pas seulement par une haute saison plus claire et plus rationalisée pour votre entreprise – le travail d’organisation est toujours aussi un travail de hiérarchisation des priorités.
En mettant de l’ordre dans votre maison financière, dans les besoins de vos employés et dans votre planning avant de les lâcher sur un calendrier de réservations bien rempli, vous construisez une meilleure entreprise.
