Pour faciliter votre travail et aller plus vite dans votre activité, notamment dans la gestion de votre entreprise, utilisez une e-facture. Voici un article qui va vous aider à mieux comprendre ce que c’est et à l’adopter au plus vite au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique, également connue sous le nom de e-facture ou de facture numérique, est une version électronique d’une facture traditionnelle au format papier. Contrairement aux versions imprimées sur papier, les versions numérisées sont transmises, reçues et archivées sous forme numérique, sans nécessiter de support physique. Voici les principaux éléments caractéristiques d’une facture électronique :
Format électronique
Une facture électronique est créée et stockée sous forme de fichier informatique, généralement au format PDF, XML, EDI (Échange de Données Informatisé), etc. Il peut aussi s’agir d’autres formats électroniques définis par des normes.
Transmission électronique
Au lieu d’être imprimée et envoyée par la poste, une facture électronique est transmise électroniquement à travers un réseau informatique. Cela se passe généralement via des protocoles sécurisés, tels que le courrier électronique, les services web, les plateformes de facturation électronique, ou d’autres canaux électroniques.
Signature électronique
Pour garantir l’authenticité et l’intégrité de la facture, elle peut être signée électroniquement en utilisant des certificats numériques ou d’autres méthodes de validation électronique.
Automatisation des processus
Les factures électroniques sont généralement intégrées aux systèmes de gestion financière et de comptabilité des entreprises. Grâce à cela, il est possible d’automatiser le traitement des factures, de réduire les erreurs humaines et d’accélérer les paiements.
Archivage électronique
Conformément aux réglementations fiscales et légales en vigueur, les factures électroniques sont archivées électroniquement pendant une période déterminée. Cela facilite la gestion des documents et l’accès aux archives.
Conformité réglementaire
Les factures électroniques doivent se conformer aux réglementations fiscales et légales spécifiques à chaque pays, région ou juridiction.
5 avantages de la facture électronique
Voici cinq bonnes raisons pour lesquelles vous devez maintenant remplacer vos factures traditionnelles par des factures électroniques :
Facturation simplifiée
Une facture électronique simplifie le processus de facturation en automatisant la création, la distribution et l’archivage des factures. Cela réduit les erreurs humaines potentielles et les délais associés à la facturation manuelle.
Réduction des coûts
Les factures électroniques éliminent les coûts liés à la papeterie, à l’impression, à l’envoi postal et au stockage physique des factures. Elles peuvent donc représenter des économies importantes pour les entreprises.
Accélération des paiements
Il est possible de transmettre une facture de manière instantanée à l’acheteur dès qu’elle est générée. Cela accélère le processus de paiement, car l’acheteur reçoit la facture plus rapidement et peut prendre des mesures pour effectuer le paiement plus rapidement.
Amélioration de la précision
Les erreurs de saisie de données sont courantes dans la facturation manuelle, mais la facturation électronique minimise ces erreurs en automatisant le processus. De ce fait, il y a moins de litiges et de retards de paiement.
Facilitation du suivi
Les systèmes de facturation électronique permettent de suivre facilement l’état des factures, y compris les factures impayées. Cela facilite la gestion de la trésorerie et la prise de décisions financières.
